martes, 23 de mayo de 2017

Tratamiento datos cliente de un abogado

Me preguntan con bastante frecuencia si es necesario que un abogado necesite el consentimiento expreso de su cliente para tratar sus datos personales.

Mi respuesta suele ser depende. Depende del dato que se vaya a tratar. Y me explico.

En principio, no es necesario contar con el consentimiento expreso del cliente en virtud del artículo 10.3 apartado b) RLOPD. Pero el artículo 7 LOPD recoge aquellos datos que necesariamente requieren el consentimiento de su titular. Consentimiento que si es un dato relacionado con la salud del cliente ha de ser expreso y si afecta a la ideología o creencia ha de ser necesariamente expreso y por escrito.

Casi siempre remato mi respuesta criticando a nuestro legislador porque creo que no sería necesario todo este lío si se hubiera leído y asimilado el artículo 8 de la Directiva 95/46/CE que en su apartado 2 letra e) afirma textualmente que la prohibición de tratamiento de estos datos, denominados sensibles, no se aplicará cuando el tratamiento se refiera a datos que el interesado haya hecho manifiestamente públicos o sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un procedimiento judicial.

Pues espero que todo esto cambie, y se simplifique, con la aplicación en mayo de 2018 del Reglamento europeo de protección de datos ¿y por qué?

Copio lo que dice el artículo 9:

Artículo 9 Tratamiento de categorías especiales de datos personales

1.Quedan prohibidos el tratamiento de datos personales que revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical, y el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o las orientaciones sexuales de una persona física.

2.El apartado 1 no será de aplicación cuando concurra una de las circunstancias siguientes:

f) el tratamiento es necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones o cuando los tribunales actúen en ejercicio de su función judicial.


Por consiguiente, entiendo que no será necesario contar con el consentimiento expreso y por escrito de nuestros clientes para tratar sus datos en aplicación de esta excepción contemplada en el RGPD, cuya redacción supera a la Directiva por cuanto ésta sólo contemplaba el tratamiento en el marco de un procedimiento judicial para el reconocimiento de un derecho, mientras que el RGDP habla de reclamaciones (formulación, defensa o ejercicio) a través de procedimientos administrativos, extrajudiciales o judiciales, lo que en la práctica cubre prácticamente todo (Considerando 52).

Recuerdo que un Reglamento europeo es obligatorio y directamente aplicable en cada Estado Miembro.



martes, 7 de marzo de 2017

Reglamento europeo de protección de datos

¿Deben las empresas revisar sus avisos de privacidad?

Con carácter general, sí. El Reglamento prevé que se incluyan en la información que se proporciona a los interesados una serie de cuestiones que con la Directiva y muchas leyes nacionales de trasposición no eran necesariamente obligatorias. Por ejemplo, habrá que explicar la base legal para el tratamiento de los datos, los períodos de retención de los mismos y que los interesados puede dirigir sus reclamaciones a las Autoridades de protección de datos. Si creen que hay un problema con la forma en que están manejando sus datos. Es importante recordar que el Reglamento exige de forma expresa que la información que se proporcione sea fácil de entender y presentarse en un lenguaje claro y conciso.

El reglamento habla de un sistema de ventanilla única ¿en qué consiste dicho sistema?

Este sistema está pensado para que los responsables establecidos en varios Estados miembros o que, estando en un solo Estado miembro, hagan tratamientos que afecten significativamente a ciudadanos en varios Estados de la UE tengan una única Autoridad de protección de datos como interlocutora. También implica que cada Autoridad de protección de datos europea, en lugar de analizar una denuncia o autorizar un tratamiento a nivel estrictamente nacional, a partir de la aplicación del Reglamento valorará si el supuesto tiene carácter transfronterizo, en cuyo caso habrá que abrir un procedimiento de cooperación entre todas las Autoridades afectadas buscando una solución aceptable para todas ellas. Si hay discrepancias insalvables, el caso puede elevarse al Comité Europeo de Protección de Datos, un organismo de la Unión integrado por los directores de todas las Autoridades de protección de datos de la Unión. Ese Comité resolverá la controversia mediante decisiones vinculantes para las Autoridades implicadas.

Este nuevo sistema no supone que los ciudadanos tengan que relacionarse con varias Autoridades o con Autoridades distintas de la del Estado donde residan. Siempre pueden plantear sus reclamaciones o denuncias ante su propia Autoridad nacional (en el caso español, la Agencia Española de Protección de Datos). La gestión será realizada por esa Autoridad, que será también responsable de informar al interesado del resultado final de su reclamación o denuncia.

La ventanilla única, en todo caso, no afectará a empresas que sólo estén en un Estado miembro y que realicen tratamientos que afecten sólo a interesados en ese Estado.

En conclusión, aunque el Reglamento está en vigor no será aplicable hasta 2018.

Sin embargo, puede ser útil para las organizaciones que tratan datos empezar ya a valorar la implantación de algunas de las medidas previstas.

Por ejemplo, las organizaciones deben tener en cuenta que a partir de mayo de 2018 deberán realizar análisis de riesgo de sus tratamientos y que puede ser útil para ellas empezar desde ahora a identificar el tipo de tratamientos que realizan, el grado de complejidad del análisis que deberán llevar a cabo, etc. 

Igualmente, nada impide que las organizaciones comiencen a planificar o a establecer el registro de tratamientos de datos o a implantar las evaluaciones de impacto o cualquiera otra de las medidas previstas.

Del mismo modo, las organizaciones podrían comenzar a diseñar e implantar los procedimientos para notificar adecuadamente a las Autoridades de protección de datos o a los interesados las quiebras de seguridad que pudieran producirse.

En general, las organizaciones que tratan datos personales deberían comenzar a preparar la aplicación de estas medidas, así como de otras modificaciones prácticas derivadas del Reglamento. Por ejemplo, el Reglamento exige que los responsables de tratamiento faciliten a los interesados el ejercicio de sus derechos. Aunque la interpretación de facilitar pueda variar dependiendo de los casos, incluye en todos ellos algún tipo de actuación positiva por parte de los responsables para hacer más accesibles y sencillas las vías para el ejercicio de derechos.

La ventaja de una pronta aplicación es que permitirá detectar dificultades, insuficiencias o errores en una etapa en que estas medidas no son obligatorias y, en consecuencia, su corrección o eficacia no estarían sometidas a supervisión. Ello permitiría corregir errores para el momento en que el Reglamento sea de aplicación.

(Fuente la AEPD)

martes, 21 de febrero de 2017

Reglamento europeo de protección de datos

Sigo con preguntas relacionadas con la entrada en vigor del Reglamento europeo de protección de datos (fuente la AEPD)

¿Supone una mayor carga de obligaciones para las empresas y, en consecuencia, un mayor coste?

El Reglamento supone un mayor compromiso de las organizaciones, públicas o privadas, con la protección de datos. Pero ello no implica necesariamente ni en todos los casos una mayor carga. En muchos casos será sólo una forma de gestionar la protección de datos distinta de la que se viene empleando ahora.

En primer lugar, algunas de las medidas que introduce el Reglamento son una continuación o reemplazan a otras ya existentes, como es el caso de las medidas de seguridad o de la obligación de documentación y, hasta cierto punto, la evaluación de impacto y la consulta a Autoridades de supervisión.

Otras constituyen la formalización en una norma legal de prácticas ya muy extendidas en las empresas o que, en todo caso, formarían parte de una correcta puesta en marcha de un tratamiento de datos, como pueden ser la privacidad desde el diseño y por defecto, la evaluación de impacto sobre protección de datos en ciertos casos o la existencia de un delegado de protección de datos.

En todos los casos, el Reglamento prevé que la obligación de estas medidas, o el modo en que se apliquen, dependerá de factores tales como el tipo de tratamiento, los costes de implantación de las medidas o el riesgo que el tratamiento presenta para los derechos y libertades de los titulares de los datos.

Por ello, es necesario que todas las organizaciones que tratan datos realicen un análisis de riesgo de sus tratamientos para poder determinar qué medidas han de aplicar y cómo hacerlo. Estos análisis pueden ser operaciones muy simples en entidades que no llevan a cabo más que unos pocos tratamientos sencillos que no impliquen, por ejemplo, datos sensibles, u operaciones más complejas en entidades que desarrollen muchos tratamientos, que afecten a gran cantidad de interesados o que por sus características requieren de una valoración cuidadosa de sus riesgos.

Las Autoridades de protección de datos europeas de forma colectiva, y la Agencia Española individualmente, trabajan en el desarrollo de herramientas que faciliten la identificación y valoración de riesgos y en recomendaciones sobre la aplicación de medidas, especialmente en relación con pymes que realizan los tratamientos de datos más habituales en la gestión empresarial que más adelante comentaremos en este blog.

¿Cambia la forma en la que hay que obtener el consentimiento?

La pieza angular del sistema de protección de datos es el consentimiento. El Reglamento pide que el consentimiento, con carácter general, sea libre, informado, específico e inequívoco. Para poder considerar que el consentimiento es inequívoco, el Reglamento requiere que haya una declaración de los interesados o una acción positiva que indique el acuerdo del interesado. El consentimiento no puede deducirse del silencio o de la inacción de los ciudadanos. 

Las empresas deberían revisar la forma en la que obtienen y registran el consentimiento. Prácticas que se encuadran en el llamado consentimiento tácito y que son aceptadas bajo la actual normativa dejarán de serlo cuando el Reglamento sea de aplicación.

Además, el Reglamento prevé que el consentimiento haya de ser explícito en algunos casos, como puede ser para autorizar el tratamiento de datos sensibles. Se trata de un requisito más estricto, ya que el consentimiento no podrá entenderse como concedido implícitamente mediante algún tipo de acción positiva. Así, será preciso que la declaración u acción se refieran explícitamente al consentimiento y al tratamiento en cuestión.

Hay que tener en cuenta que el consentimiento tiene que ser verificable y que quienes recopilen datos personales deben ser capaces de demostrar que el afectado les otorgó su consentimiento. Por ello, es importante revisar los sistemas de registro del consentimiento para que sea posible acreditarlo ante una auditoría.

martes, 14 de febrero de 2017

Reglamento europeo de protección de datos

Tras la entrada en vigor del Reglamento europeo ¿a qué edad pueden los menores prestar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales?

El Reglamento establece que la edad en la que los menores pueden prestar por sí mismos su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en el ámbito de los servicios de la sociedad de la información (por ejemplo, redes sociales) es de 16 años. Sin embargo, permite rebajar esa edad y que cada Estado miembro establezca la suya propia, estableciendo un límite inferior de 13 años. En el caso de España, ese límite continúa en 14 años. Por debajo de esa edad, es necesario el consentimiento de padres o tutores.

En el caso de las empresas que recopilen datos personales, es importante recordar que el consentimiento tiene que ser verificable y que el aviso de privacidad debe estar escrito en un lenguaje que los niños puedan entender.

¿Qué implica la responsabilidad activa recogida en el Reglamento?

Uno de los aspectos esenciales del Reglamento es que se basa en la prevención por parte de las organizaciones que tratan datos. Es lo que se conoce como responsabilidad activa. Las empresas deben adoptar, con carácter previo, medidas que aseguren razonablemente que están en condiciones de cumplir con los principios, derechos y garantías que el Reglamento establece. El Reglamento entiende que actuar sólo cuando ya se ha producido una infracción es insuficiente como estrategia, dado que esa infracción puede causar daños a los interesados que pueden ser muy difíciles de compensar o reparar. Para ello, el Reglamento prevé una batería completa de medidas:

- Protección de datos desde el diseño

- Protección de datos por defecto

- Medidas de seguridad

- Mantenimiento de un registro de tratamientos

- Realización de evaluaciones de impacto sobre la protección de datos

- Nombramiento de un delegado de protección de datos

- Notificación de violaciones de la seguridad de los datos

- Promoción de códigos de conducta y esquemas de certificación.

martes, 7 de febrero de 2017

Reglamento europeo de protección de datos

¿Qué implica para los ciudadanos que el Reglamento amplíe el ámbito de aplicación territorial?

Esta novedad supone una garantía adicional a los ciudadanos europeos. En la actualidad, para tratar datos no es necesario mantener una presencia física sobre un territorio, por lo que el Reglamento pretende adaptar los criterios que determinan qué empresas deben cumplirlo a la realidad del mundo de internet.

Ello permite que el Reglamento sea aplicable a empresas que, hasta ahora, podían estar tratando datos de personas en la Unión y, sin embargo, se regían por normativas de otras regiones o países que no siempre ofrecen el mismo nivel de protección que la normativa europea.

¿Qué nuevas herramientas de control de sus datos poseen los ciudadanos?

El Reglamento introduce nuevos elementos, como el derecho al olvido y el derecho a la portabilidad, que mejoran la capacidad de decisión y control de los ciudadanos sobre los datos personales que confían a terceros.

El derecho al olvido se presenta como la consecuencia del derecho que tienen los ciudadanos a solicitar, y obtener de los responsables, que los datos personales sean suprimidos cuando, entre otros casos, estos ya no sean necesarios para la finalidad con la que fueron recogidos, cuando se haya retirado el consentimiento o cuando estos se hayan recogido de forma ilícita. Asimismo, según la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 13 de mayo de 2014, que reconoció por primera vez el derecho al olvido recogido ahora en el Reglamento europeo, supone que el interesado puede solicitar que se bloqueen en las listas de resultados de los buscadores los vínculos que conduzcan a informaciones que le afecten que resulten obsoletas, incompletas, falsas o irrelevantes y no sean de interés público, entre otros motivos.

Por su parte, el derecho a la portabilidad implica que el interesado que haya proporcionado sus datos a un responsable que los esté tratando de modo automatizado podrá solicitar recuperar esos datos en un formato que le permita su traslado a otro responsable. Cuando ello sea técnicamente posible, el responsable deberá trasferir los datos directamente al nuevo responsable designado por el interesado.

martes, 31 de enero de 2017

Reglamento Europeo de Protección de Datos

La AEPD está publicando recomendaciones y directrices para adaptar nuestras empresas al nuevo Reglamento europeo de protección de datos. Como la mayoría de los ciudadanos y empresas no suele acceder a su web, voy a tratar a lo largo del año de informaros sobre las novedades para facilitar esta adaptación. Empezaré respondiéndome una serie de preguntas.

Como consecuencia de la entrada en vigor del Reglamento, ¿ya no se aplica la Ley Orgánica de Protección de Datos española?

No. El Reglamento ha entrado en vigor el 25 de mayo de 2016 pero no comenzará a aplicarse hasta dos años después, el 25 de mayo de 2018. Hasta entonces, tanto la Directiva 95/46 como las normas nacionales que la trasponen, entre ellas la española, siguen siendo plenamente válidas y aplicables.

Durante estos dos años los Estados de la Unión Europea, las Instituciones Europeas y también las organizaciones que tratan datos irán adaptándose para el momento en que el Reglamento sea aplicable.

¿A qué empresas u organizaciones se aplica?

El Reglamento se aplicará como hasta ahora a responsables o encargados de tratamiento de datos establecidos en la Unión Europea, y se amplía a responsables y encargados no establecidos en la UE siempre que realicen tratamientos derivados de una oferta de bienes o servicios destinados a ciudadanos de la Unión o como consecuencia de una monitorización y seguimiento de su comportamiento.

Para que esta ampliación del ámbito de aplicación pueda hacerse efectiva, esas organizaciones deberán nombrar un representante en la Unión Europea, que actuará como punto de contacto de las Autoridades de supervisión y de los ciudadanos y que, en caso necesario, podrá ser destinatario de las acciones de supervisión que desarrollen esas autoridades. Los datos de contacto de ese representante en la Unión deberán proporcionarse a los interesados entre la información relativa a los tratamientos de sus datos personales.

jueves, 29 de septiembre de 2016

empresario individual con trabajadores

En el post anterior, nos referíamos a los trámites que tenía que seguir el empresario individual para iniciar una actividad empresarial. Si éste va a contratar trabajadores debería realizar, además de los ya indicados, los siguientes:

a) Inscripción de la empresa en el régimen general de la Seguridad Social (modelo TA6). La Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) asigna al empresario un número, el Código de Cuenta de Cotización Principal (CCC). Esta inscripción se efectuará en nombre de la persona natural titular de la empresa, adjuntando su D.N.I., haciendo constar asimismo la Mutualidad que corresponda para cubrir las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales del personal a su servicio. Se acompañará del modelo 037.

b) Alta en la Mutualidad.

c) Afiliación, si no está afiliado previamente, y alta de los trabajadores al régimen general de la Seguridad Social, en las administraciones de la Seguridad Social (TA1 y TA2)

d) Y la obtención del calendario laboral (por cada centro de trabajo).

e) Comunicación de apertura del centro de trabajo a la Consejería correspondiente de la Comunidad Autónoma (Consejería de Empleo de la Junta de Andalucía) en el plazo de los 30 días siguientes a la apertura del mismo.